Tuto stránku jsem napsal proto, že mi chodí mnoho emailů, se kterými se pracuje špatně. Ne, že by autor takového emailu chtěl ztížit jejich čtení (což ani nedává smysl ‒ pokud si dá práci, aby jej napsal, tak chce, aby byl přečten). Většinou je to proto, že se nezamyslel, proč to píše tak, jak to píše.
Sepsal jsem tedy několik bodů, které si myslím, že přispějí k příjemnému čtení jak mě, tak i jiným adresátům. Takových doporučení po internetu existuje mnoho, ale většina je anglicky. Taktéž k nim přikládám vysvětlení důvodů.
Každá zpráva (ať už je to Email, příspěvek ve fóru, IM, či cokoliv jiného) je napsána jednou. Je ale velká šance, že čtena bude vícekrát (ať už proto, že je veřejně, adresována více lidem, nebo je příjemce sklerotik a musí si ji někdy přečíst znovu).
Proto je slušné (a opodstatněné) dát si trochu více práce s jejím psaním a ušetřit více času (globálně) při jejím čtení.
Samozřejmě, žádná pravidla nejsou pevná. Pokud to situace vyžaduje, pak je lepší tato doporučení porušit a řídit se zdravým rozumem a aktuální potřebou (např. pokud účelem zprávy není sdělení jiné informace, než že daný příjemce je bytost podřazená).
Mezi obecná pravidla tohoto se týkající je třeba zmínit především jasné vyjadřování, správný pravopis (ano, text plný hrubek se čte špatně), správnou strukturu (dělení na odstavce, používání interpunkce).
Dalším základním principem je si text před odesláním přečíst a zamyslet se, jestli dává smysl (a jestli ten smysl, který dává, je totožný se smyslem zamýšleným).
Nakonec, je vhodné dodržet pravidla slušného chování. Většina elektronické komunikace je psanou formou, která má jisté zvyklosti a úroveň. Patří tam slušné pozdravení, podepsání, ale také samozřejmosti jako nepsat s osmi vykřičníky či celá slova velkými písmeny (pokud účelem není na daného člověka křičet).
Někteří lidé tvrdí, že pokud se pohybují v technickém odvětví, správná prezentace není nutná. S tím nesouhlasím, jednak vypovídá o tom, za kolik námahy daný příjemce stojí a na jaké úrovni si kdo přeje komunikovat a jednak, v technickém odvětví obzvlášť, je třeba nezměnit význam textu jeho špatnou prezentací.
Formátování by mělo odpovídat použitému médiu. Mnozí lidé považují použití HTML v Emailu za nevhodné (například proto, že umět zobrazit HTML nikdy nebylo vyžadováno od klientů), proto je dobré využít alespoň „obojetné“ zprávy, pokud nestačí samotný čistý text (multipart/alternative). Zaslání emailu v některém jiném neobvyklém formátu (doc, bmp, mp3) je již vyslovenou urážkou příjemce (velmi zřejmé naznačení, že si jeho času nikdo neváží).
Někteří lidé preferují přijímat emaily o šířce maximálně 80 znaků. Toto číslo je dáno spíše historickými důvody, ale příliš dlouhé řádky se špatně čtou, je tedy dobré řádky někde zalomit a proč vymýšlet jiné číslo?
Dalším omezením je velikost zprávy. Existují lidé, kteří mají omezenou velikost schránky. Může se stát, že velkou zprávu nelze doručit, že tím bude schránka zaplněna a nepůjdou doručit další věci. Taktéž, daný člověk může ke schránce přistupovat přes pomalé připojení (např. GPRS). Navíc, servery po cestě si občas něco umanou a velké zprávy zahazují (ať už o tom pošlou zpět oznámení, nebo ne). Obvykle stačí vložit odkaz či dohodnout, jestli je možné větší přílohu poslat (argument, že daný člověk má gmail s několika gigabyty místa mu nepomůže, pokud se mu jeho klient pokusí stáhnout 100MB velký email ve vlaku, kde platí podle množství přenesených dat).
Samozřejmě, jiná média mají jiná omezení, plynoucí jak z technických, tak z etických vlastností daného média (např. na IM v přítomnosti více lidí není vhodné psát dlouhé texty v jedné zprávě či vložit mnoho textu naráz, aby se zprávy ostatních lidí neztratily v tomto množství).
Emaily dovolují zaslat zprávu více příjemců najednou. Toto je ovšem choulostivé. Jednak se tím zvětšuje poměr mezi počty psaní a čtení (tedy, je vhodné dát si ještě více záležet). Také, v případě, že jde o nějaké oznámení a příjemci se navzájem nemusí znát, je považováno za neslušné jim navzájem prozradit jejich adresy (existuje výklad zákona o ochraně osobních údajů, který tvrdí, že jde dokonce o trestný čin). Proto je lepší v takovém případě použít položku BCC místo TO.
V rámci delší konverzace je třeba udržet kontext. K tomu slouží dva nástroje, bohužel, existují klienti, kteří znesnadňují použití obou.
Jedním z nich jsou vlákna. Někteří klienti zobrazují související zprávy spolu. Vlákno je (obvykle) strom zpráv, kdy kořenem je původní zpráva, přímé odpovědi na ni jsou přímí potomci ve stromu, pod nimi jsou odpovědi na tyto odpovědi. Ve vzájemné konverzaci obvykle nedochází k větvení, ale v případě diskusí více lidí je to celkem běžné.
Je tedy vhodné použít klienta, který netrhá vlákna (tedy, vkládá správné hlavičky do odpovědi ‒ neslavně známé trháním jsou například produkty Microsoftu, ale i některá webová rozhraní). Také není dobré napsat „ručně“ novou zprávu týkající se stejného tématu, místo vytvoření odpovědi, nebo naopak použít odpověď, pokud se zpráva týká zcela jiného tématu.
Stromovou strukturu také velmi zmate, pokud někdo začne odpovídat na více emailů naráz. Poté už to přestává být strom. Lepší je napsat na každou věc, na kterou se odpovídá, oddělenou zprávu. O slučování více vláken dohromady nemluvě.
Druhým nástrojem je citace. Ta slouží k lepší orientaci, k čemu z předchozí správy se váže která část odpovědi. Aktuální situace není taková, že by lidé citace nepoužívali, spíše je používají špatně. Nemá smysl vložit celou původní zprávu pod odpověď. Jednak to je proti přirozenému pořadí čtení, jednak tím není upřesněno, ke které části se odpověď váže (a původní zprávu příjemce má, sám ji psal a někde ji má uloženou, pokud má dobrého klienta, tak v seznamu hned nad touto a stačí mu trochu zvednout oči).
Ocitovat celou zprávu nad odpovědí je také špatně, obzvláště je-li původní text dlouhý, protože také nepřináší žádnou novou informaci a navíc musí příjemce odrolovat celou zprávu až dolů, aby se onu jednu novou větu dozvěděl. Zvláště viditelné to je, pokud ocitování celé zprávy dělají obě strany a nemažou ani citace citací libovolné hloubky.
Správný postup je tedy mít citace nad odpovědí (aby bylo vidět, na co přijde odpověď), ale z původní zprávy nechat pouze odpovídající části a odpovědi připisovat přímo pod ně (tedy, citace a nový text se ve zprávě střídají). Pokud má být nějaká část ponechána bez odpovědi, není třeba ji citovat. Tedy, pokud je odpověď jen volným navazováním na téma a není přímou odpovědí na text minulé zprávy, není třeba vkládat žádnou citaci.
Pozor je třeba taky dát na to, aby se odpověď nedostala do části označené jako citace (na řádek začínající >) či naopak citace neutekla do textu ‒ je to matoucí.
A nakonec, často zapomínanou částí zprávy je nadpis. Slouží k tomu, aby se příjemce vyznal ve velkém množství zpráv (ať už ještě nepřečtených, tak při hledání staré zprávy v důsledku sklerózy). Prázdný nadpis k tomu nepomůže a text stylu „Hmm, co napsat sem?“ také ne.